Normas de gestión y desarrollo de personas.

1.- ¿Qué es una norma de aplicación general?

Una norma de aplicación general es aquella disposición cuyo alcance es de carácter global y regula la totalidad de las situaciones que la realidad presenta sobre determinadas materias. Constituye una orden o mandato de conducta humana y se funda en valores. Su cumplimiento es obligatorio y en consecuencia exigible, toda vez que su inobservancia trae aparejada una sanción o consecuencia jurídica. Normalmente es permanente, sin perjuicio de que admite modificaciones cuando las circunstancias lo exigen. No regula a personas en particular ni situaciones específicas, sino a categorías de personas y tipos o categorías de hechos. Además, posee un carácter legítimo, es decir, en su génesis se han observado los requisitos que establece el ordenamiento jurídico al cual pertenece. Para los efectos de la facultad que posee la Dirección Nacional del Servicio Civil, en el literal q), del artículo segundo, de su Ley Orgánica y para efectos prácticos, se entiende por normas de aplicación general las disposiciones de carácter obligatorio impartidas por la Dirección Nacional del Servicio Civil en materias de gestión y desarrollo de personas, dirigidas a los ministerios y sus servicios dependientes o relacionados a través de ellos, para su implementación descentralizada.

2.- ¿Qué materias deben abordar las normas de aplicación general que le competen dictar a la Dirección Nacional del Servicio Civil?

Conforme a la Ley Orgánica de la Dirección Nacional del Servicio Civil (Ley N° 19.882, modificada por la Ley N° 20.955), corresponde a este Servicio “Impartir normas de aplicación general en materias de gestión y desarrollo de personas, tendientes a estandarizar materias relativas a reclutamiento y selección de personas, concursos de ingreso y promoción, programas de inducción, programas de capacitación, sistemas de promoción, sistema de calificaciones y otras materias referidas a buenas prácticas laborales”.

3.- ¿Es posible incorporar otras materias, en la dictación de normas de aplicación general que realice la Dirección Nacional del Servicio Civil?

La facultad que se otorga al Servicio Civil es para impartir normas de aplicación general en “materias de gestión y desarrollo de personas”. Además de la enumeración taxativa de ciertas áreas de trabajo en “materias de gestión y desarrollo de personas” que señala la ley, también se alude a “otras materias referidas a buenas prácticas laborales”, lo que permite espacios para incorporar otros temas no señalados explícitamente, siempre y cuando estén directamente relacionados con la gestión y desarrollo de personas y presenten una necesidad transversal respecto de los servicios públicos, respondan a políticas públicas o programas de gobierno, entre otras.

4.- ¿Cómo se vinculan las normas con el Instructivo Presidencial sobre Buenas Prácticas Laborales en Desarrollo de Personas en el Estado y los procedimientos o productos desarrollados en dicho contexto?

Las normas de aplicación general impartidas tienen entre sus objetivos, consolidar los avances logrados en materias de gestión y desarrollo de personas, en el contexto del Instructivo Presidencial sobre Buenas Prácticas Laborales en Desarrollo de Personas en el Estado N° 001, de 26 de enero de 2015, dictado por la Presidenta de la República, Michelle Bachelet. De esta forma, y en general, las normas dictadas están en coherencia con los procedimientos y productos desarrollados en este periodo y los requerimientos normativos recientemente dictados. Las normas no implican por sí mismas rehacer procedimientos ya establecidos por los servicios públicos, sino más bien revisar, evaluar, mejorar y/o actualizar los procedimientos y productos a partir de las normas establecidas, en caso de existir nuevos requerimientos. En el caso que las normas dictadas se refieran a ámbitos no abordados por los servicios públicos, deberán ser implementadas a partir de lo que las normas establecen.

5.- ¿Cómo los servicios públicos informarán del cumplimiento de las normas al Servicio Civil?

Cada servicio público es responsable de dar cumplimiento a las normas dictadas por el Servicio Civil. Por la naturaleza de las materias que las normas establecen, esto es, gestión y desarrollo de personas, se espera que cada servicio informe oportunamente a todas las personas de su institución el nivel de cumplimiento y las acciones que están desarrollando para éstos efectos. Por otra parte, el Servicio Civil, en virtud de las nuevas facultades otorgadas, puede solicitar información a las instituciones respecto a las materias de las normas establecidas, velar por el cumplimiento de las normas e informar a la Contraloría General de la República semestralmente sobre los cumplimientos observados. Por lo anterior, el Servicio Civil, dispondrá de una plataforma para informar y monitorear el cumplimiento de las normas, establecerá materias y plazos de reportabilidad en directa relación con las materias que las normas establecen, pudiendo ser diferentes de una norma a otra (semestral o anual) en coherencia con la instalación y desarrollo de las mismas.

6.- ¿Se ha considerado la participación de los funcionarios en la implementación de las normas en los Servicios?

Al igual que en el trabajo impulsado con el Instructivo Presidencial, las normas buscan establecer en los servicios públicos políticas y prácticas en el ámbito de gestión y desarrollo de personas, con el propósito de avanzar hacia un mejor Empleo Público, y de este modo fortalecer el aporte que los funcionarios y funcionarias realizan para el cumplimiento de la función pública. En tal sentido, es de importancia el involucramiento y trabajo colaborativo tanto en el proceso de diseño o rediseño de la Política de Gestión y Desarrollo de Personas, como en el programa de trabajo para su implementación, el que debe desarrollarse a través de un proceso participativo, que incorpore tanto a los funcionarios como a sus Asociaciones de Funcionarios.

7.- ¿Cuál es el rol esperado de los jefes superiores de servicios en el cumplimiento de las normas?

Los Jefes Superiores de Servicios deben procurar en forma constante mejorar los servicios públicos, mediante una gestión más efectiva y eficiente de los recursos públicos, con mayores grados de integridad y rendición ante la ciudadanía, lo cual impone a éstos, la convicción y desafío del necesario mejoramiento permanente de la gestión institucional realizada, especialmente en lo referido a la gestión y desarrollo de personas y su involucramiento es la misma. Al ser las normas de aplicación general en materias de gestión y desarrollo de personas, disposiciones de carácter obligatorio para los ministerios y sus servicios dependientes, los Jefes Superiores de Servicio, son quienes les corresponde liderar su cumplimiento, atendiendo las facultades que les otorga la ley y conforme a las posibles sanciones ante eventuales incumplimientos definidas por parte de la Contraloría General de la República. Por lo anterior, se espera un activo involucramiento y compromiso por parte de las máximas autoridades de cada institución en la implementación de las normas.

8.- ¿A quién se consultan las dudas o inquietudes respecto a las normas?

Toda duda o consulta respecto a la implementación normativa, debe ser canalizada al Servicio Civil a través del consultor sectorial respectivo, que es la modalidad de trabajo que se ha venido desarrollando con los Ministerios y Servicios Públicos a la fecha. La Subdirección de Gestión y Desarrollo de Personas, en conjunto con la División Jurídica y de Asuntos Institucionales del Servicio Civil, dará respuestas a las dudas o consultas de los servicios procurando en ello, informar a todos los servicios públicos, en el ámbito específico de cada materia planteada, en consulta también con la Contraloría General de la República, según sea necesario.

9.- ¿Las normas que se establecen son aplicables a todas las personas que se desempeñan en la administración central del Estado?, ¿Qué ocurre con las personas contratadas a honorarios?

Considerando que las personas contratadas a honorarios tienen una condición de contratación especifica desde el punto de vista legal –realización de labores ocasionales y que no sean las habituales de la institución-, no han sido incorporados bajo el imperio o vigencia de las presentes normas. No obstante lo anterior, se considera como buena práctica, incluir a las personas a honorarios en la observancia de algunas de las normas, como lo es en lo referido a inducción, gestión del desempeño, y otras materias que establecen las normas.

10.- ¿Qué rol le corresponde a la Contraloría General de la República en el incumplimiento de las normas por parte de los servicios públicos?

A la Contraloría General de la República le corresponde, entre otras importantes funciones, efectuar auditorías a los servicios públicos, con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y respeto del principio de probidad administrativa. Siendo las normas de aplicación general dictadas por el Servicio Civil, parte de las normas jurídicas que rigen a los Servicios Públicos, la Contraloría General de la República debe considerar los incumplimientos de estas normas, dentro de los programas de auditoría que realiza normalmente.

11.- ¿Qué sanciones puede imponer la Contraloría General de la República frente a los incumplimientos?

Caso a caso, Contraloría General de la República, determinará, según el mérito del asunto, si corresponde o no aplicar sanciones administrativas directamente o si procede que sea el propio servicio público afectado el que deberá instruir los procedimientos disciplinarios respectivos a requerimiento del órgano contralor. Frente al incumplimiento de normas administrativas, dentro de las cuales deben ser consideradas aquellas contenidas en la Resolución Afecta N° 1, de 2017, de la Dirección Nacional del Servicio Civil, cabe la aplicación de alguna de las sanciones específicas que establece el Estatuto Administrativo en el artículo 121, a saber, censura, multa, suspensión del empleo desde treinta días a tres meses y destitución. Todo dependerá de la gravedad de la infracción cometida y de los antecedentes que se reúnan en la investigación del caso. Será el órgano contralor el que determinará, caso a caso, si existe o no mérito para instruir que se inicie un sumario administrativo o una investigación sumaria, según la gravedad, o si Contraloría General de la República, asumirá directamente un procedimiento de fiscalización con posibilidades de sanción.

1.- ¿Cómo se gestionará el cambio de denominación de las Unidades de Gestión y Desarrollo de Personas en los casos cuya denominación actual rige a partir de una Ley Orgánica o de Planta?

En los casos en que otro cuerpo legal, como puede ser una ley Orgánica o de Planta, determine otra denominación al Área de Gestión y Desarrollo de Personas, ésta norma específica prevalece por sobre la norma general, por lo tanto, en esta situación debe mantenerse el nombre asignado por la ley particular. En este caso, debe informarse de tal situación al consultor sectorial de la Dirección Nacional del Servicio Civil.

2.- ¿Se cumple la norma general solo con asignar una nueva denominación al Área de Gestión y Desarrollo de Personas?

No, la denominación del área por sí sola no logra los objetivos buscados. La norma busca que el Área de Gestión y Desarrollo de Personas se encuentre en un nivel jerárquico dentro de la organización, que permita posicionar esta función a nivel estratégico, en una posición directiva que le otorgue influencia y cercanía al proceso de toma de decisiones organizacional, contribuyendo al cumplimiento de la estrategia institucional. Por lo anterior, los Servicios Públicos, deberán revisar la estructura institucional y ubicar estas áreas, en una posición jerárquica tal, que cumpla lo señalado en el párrafo anterior.

3.- ¿La estructura de las áreas debe darse considerando los ámbitos de acción de gestión y desarrollo de personas señalados en la norma?

La estructura de las áreas de gestión y desarrollo de personas, junto al posicionamiento estratégico buscado, deben responder a las dinámicas, particularidades y recursos de que dispone cada institución, buscando asegurar en su gestión el desarrollo de los diversos ámbitos de acción respecto a la planificación y soporte de la gestión de personas, gestión del desempeño, gestión del desarrollo y gestión del cambio institucional. Lo sustantivo en esta materia, más allá de la estructura del área, es el avance al que deben transitar las áreas, esto es, desde el foco exclusivo en las tareas netamente operativas hacia la gestión y desarrollo en la perspectiva de una contribución estratégica. Este propósito ha sido plasmado en las diversas orientaciones emanadas en los últimos años desde la Dirección Nacional del Servicio Civil para todos los servicios públicos.

4.- ¿A qué se refiere el concepto de Innovación y Desarrollo para el Área de las Personas?

En el contexto del modelo de gestión de personas planteado por el Servicio Civil, el proceso de Planificación y Soporte (tranversal), en el componente Planificación y Gestión de Personas, considera subcomponente de innovación y desarrollo cuyos estándares o indicadores son:
Innovación:
El área de Gestión y Desarrollo de Personas revisa y actualiza permanentemente sus prácticas, y/ó la institución considera en sus programas de mejoras, acciones concretas que impactan en el desempeño hacia la excelencia, el desarrollo o la calidad de vida de los funcionarios.

Investigación y Desarrollo
El área de Gestión de Personas analiza los datos con que cuenta la institución en los distintos procesos de gestión, genera reportes de utilidad institucional y pública, y elabora nuevas herramientas y prácticas.

Ver: Modelo de Gestión de Personas

5.- ¿En las regiones, las unidades de personas deben responder a la misma lógica que lo requerido a nivel central?

La estructura de las áreas de gestión y desarrollo de personas, a nivel de regiones, deberán procurar estructurarse bajo la misma lógica que lo planteado a nivel central, teniendo sin embargo en cuenta sus disponibilidades y recursos y, lo que las normativas específicas de la institución establezcan.

1.- ¿Se deben efectuar procesos de selección para todos los cargos a proveer?

La norma exige que el procedimiento de reclutamiento y selección sea aplicado a todos los ingresos de personas que se incorporen al servicio en calidad de contrata o Código del Trabajo, observando los principios de mérito, idoneidad, objetividad, transparencia, inclusión, no discriminación, igualdad de condiciones y calidad técnica de los mismos. Lo anterior, salvo que por razones estrictamente fundadas por la autoridad superior del servicio mediante el correspondiente acto administrativo, no se aplique el procedimiento de selección indicado, y de lo cual debe informar oportunamente mediante Oficio a la Dirección Nacional del Servicio Civil, adjuntando copia simple de la resolución fundada.

2.- ¿Qué se entiende por resolución fundada para efectos de no aplicar el procedimiento de reclutamiento y selección?

Debemos entender por “resolución fundada”, un acto administrativo que contiene los antecedentes pormenorizados que dan cuenta de la racionalidad, proporcionalidad y justificación de la decisión que se adopta. Un acto administrativo fundado es, ante todo, un acto administrativo motivado. Mientras más considerandos tiene un acto administrativo, se entiende más razonado, se justifica debidamente y se aleja de la arbitrariedad o del uso abusivo de una facultad discrecional de la autoridad que lo emitió. Los fundamentos no deben ser meramente retóricos. Deben, realmente, dar cuenta de las razones de hecho y de fondo, por las cuales, se debió adoptar la decisión de que se trata, dando cuenta nítidamente de las razones por las cuales no fue posible adoptar una decisión distinta. El Servicio Civil analizará las razones aludidas, informando en caso de ser necesario a la Contraloría.

3.- ¿Qué es la postulación en Línea a través del portal www.empleospublicos.cl.? ¿es obligatoria para todos los procesos de selección?

Los servicios públicos pueden mediante el portal www.empleospublicos.cl, publicar sus procesos de reclutamiento y selección en la modalidad “pizarrón” –sólo avisaje-, o bien gestionar todo el proceso mediante el mismo, a través de la postulación en línea. En la postulación en línea, la persona interesada puede postular a la oferta de empleo a través del portal www.empleospublicos.cl, para lo cual debe registrarse y aportar la información requerida para el cargo específico de que se trate. La postulación en línea es obligatoria para todos los procesos de selección, -también para los concursos de planta- y, de acuerdo a la norma, se hará exigible a todos los procesos a contar del plazo de 12 meses de publicada la norma.

4.- ¿Es obligatorio utilizar la plataforma empleos públicos para efectuar las postulaciones en línea cuando el Servicio cuente con una específica y propia para tales fines?

De acuerdo a la norma, a partir del 10 de noviembre de 2018, los servicios pueden optar a seguir gestionando sus procesos de selección en plataformas propias, siempre y cuando:

• La publicación y postulación de los procesos se haga –solamente- en el portal señalado por la DNSC.
• Para la gestión de la información de los postulantes, el sistema propio cumpla con los criterios y contenidos técnicos establecidos por la DNSC. Esta es una situación que se debe analizar caso a caso; y los criterios y contenidos están referidos a garantizar la amplia publicidad de las convocatorias, transparencia, objetividad, accesibilidad, entre otros.

5.- ¿Deben ser publicados en el portal de empleos públicos los procesos de selección internos?

Los procesos de selección internos, como su denominación indica, están orientados a los funcionarios de cada servicio y por ello, no corresponde su publicación o convocatoria en el portal de empleos públicos. Sin embargo, como corresponden a procesos de movilidad muy importantes para las personas que ya se desempeñan en cada servicio, debe asegurarse la más amplia difusión al interior de cada institución.

6.- ¿Se establecen plazos para contar con los perfiles de cargos?

La norma establece la necesidad de contar con perfiles de cargos, asegurando procesos de actualización y/o revisión periódicos de los mismos. Sin embargo, no establece plazos para la exigencia de los mismos. Al respecto, cabe señalar la importancia de los perfiles como requisito indispensable en los diversos procesos asociados al ciclo de vida laboral de una persona, especialmente en lo referido al reclutamiento y selección, en donde es preciso al menos disponer de un perfil de selección.

7.- ¿La autoridad superior del servicio puede solicitar que se realice nuevamente un proceso de selección?

La norma establece que la autoridad podrá solicitar un nuevo proceso de selección por una única vez, cuando del listado de elegibles ningún postulante resulte seleccionado para desempeñar el cargo. En esta situación, la autoridad podrá ordenar fundadamente un nuevo proceso de selección, mediante el correspondiente acto administrativo en el cual se expliciten las razones o antecedentes objetivos que fundamentan esa medida. Lo anterior implica que en este nuevo llamado, la autoridad no tendrá la posibilidad de declarar desierto el proceso de selección, tal como se ha estipulado para los cargos del Sistema de Alta Dirección Pública.

1.- ¿Por qué se debe definir un plan de trabajo “trienal” para la provisión de los cargos de planta?

Los servicios públicos deben definir y formalizar un plan de trabajo trienal para la provisión paulatina de aquellos procesos concursales de ingreso, de tercer nivel jerárquico, promoción y ascensos, que se encuentren pendientes y que debiesen haberse efectuado en su oportunidad. Para ello, se debe planificar y ejecutar los procesos correspondientes en los tiempos que cada servicio determine, según su disponibilidad presupuestaria. Por la complejidad en provisión de cargos de planta se propone establecer un plan de trabajo a tres años y ajustable de acuerdo a los avances observados en el mismo.

2.- ¿Deben ser publicados en el portal de empleos públicos los concursos de promoción?

Los concursos de promoción tienen un carácter interno, y están orientados a los funcionarios de cada servicio y por ello, no corresponde su publicación o convocatoria en el portal de empleos públicos. Sin embargo, como corresponden a procesos muy importantes para las personas que ya se desempeñan en cada servicio, debe asegurarse la más amplia difusión al interior de las instituciones.

3.- ¿Qué significa que el Plan de Trabajo Trienal para la concursabilidad de los cargos de planta sea de carácter móvil?

Significa que deberá irse adecuando y actualizando año a año respecto de sus avances y los recursos disponibles para el logro de sus objetivos. Es decir, debe ser lo suficientemente flexible para avanzar de acuerdo a lo realizado el año anterior y a los recursos disponibles, adecuando sus metas respecto del trienio.

1.- ¿Qué se entiende por Plan de Gestión Estratégica Institucional en materias de gestión y desarrollo de personas?

El Plan de Gestión Estratégica Institucional, es el instrumento que en forma resumida contiene los proyectos, focos, acciones y prioridades, que en materia de gestión y desarrollo de personas, el Servicio tiene planificado ejecutar en el año correspondiente, de manera de implementar o desarrollar la política de gestión y desarrollo de personas. El plan debe contener los objetivos perseguidos, los mecanismos para lograr dichos objetivos, responsables, plazos, recursos requeridos, etc. No obstante ser un plan anual, éste instrumento debiera tener una proyección de mediano y/o largo plazo. El Plan de Gestión Estratégica Institucional en materia de gestión y desarrollo de personas, debe elaborarse teniendo presente la Política de Gestión y Desarrollo de Personas, la misión institucional, los objetivos estratégicos institucionales de largo plazo, y cualquier otro elemento que la institución considere importante, y debe comprometer a las autoridades institucionales en su ejecución.

2.- ¿Qué se entiende por estrategia de difusión y posicionamiento organizacional de la política de gestión y desarrollo de personas?

El éxito de la política de gestión y desarrollo de personas del servicio, dependerá entre otros, de la estrategia de difusión y posicionamiento diseñada para su efectiva implementación. Es por ello que tanto la Política como el Plan Anual de Gestión Estratégica Institucional en materias de gestión y desarrollo de personas deberán contemplar dicha estrategia en el proceso de implementación. Llamamos estrategia de difusión y posicionamiento de la política, al conjunto de acciones y mecanismos planificados a objeto de comunicar al interior de la institución y sus diversas unidades funcionales y actores relevantes, información y contenidos de la política de gestión y desarrollo de las personas, considerando diferentes niveles de alcance, cobertura y medios, destinadas a permear, convencer e involucrar a los funcionarios/as respecto de los atributos de la política y sus beneficios, de manera de facilitar la gestión del cambio.

1.- ¿Cuál es el estándar de calidad mínimo que deben ofrecer las prácticas profesionales o técnicas?

A objeto de resguardar que el período de práctica procure los objetivos de formación buscados, se recomienda plantear para las mismas entre otros aspectos: a) Objetivos de la Práctica. b) Tareas o funciones que se ejecutarán. c) Resultados esperados. d) Supervisor directo. e) Equipo de trabajo al que se incorporará. f) Lugar de desempeño. g) Formación profesional y/o técnica preferente. h) Otras particularidades que sean importantes para el desarrollo del proceso formativo, como por ejemplo, las horas de duración de la práctica. El Servicio Civil velará por la pertinencia y calidad de las prácticas profesionales.

1.- ¿Qué se entiende por un Programa de calidad de vida laboral?

El Programa de calidad de vida laboral ordena y sistematiza, entre otros, el conjunto de acciones relacionadas con la evaluación e intervención de los ambientes laborales, la conciliación de responsabilidades personales y familiares con el trabajo; y la denuncia, investigación y prevención del maltrato, acoso laboral y sexual; teniendo como objetivo promover ambientes laborales saludables, basados en el respeto y buen trato que favorezcan el compromiso, motivación, desarrollo y mejor desempeño de las personas que trabajan en las instituciones públicas.

1.- ¿Qué se entiende por un tiempo prolongado de ausencia, para los procedimientos de inducción?

Se entiende por un tiempo prolongado de ausencia, toda aquella situación que amerite que un funcionario requiera un proceso de reinducción al cargo o función, debido a cambios en sus características, en su forma de ejecutar, en los objetivos, etc.; y podrían ser consecuencia de razones derivadas de licencias médicas prolongadas, comisiones de servicio, de estudios, entre otros.

2.- ¿Cómo gestionar y en qué tiempo el programa de Inducción que deben realizar las personas que ingresan por primera vez a la administración pública?

Las personas que ingresan por primera vez a la administración pública deben ser sujetos de un programa de Inducción, debiendo ajustarse al plazo que señala la normativa, es decir, 30 días hábiles desde el ingreso de la persona a la institución. Entre los contenidos que dicho programa de inducción del servicio respectivo debe contemplar, se encuentran aquellos que imparte el Centro de Estudios de la Administración del Estado (CEA), dependiente de Contraloría General de la República. Para estos efectos, cada institución deberá gestionar la inscripción ante el CEA del nuevo funcionario, considerando la oferta que dispone este organismo.

3.- ¿Cómo se llevará a efecto la coordinación con el Centro de Estudios de la Administración del Estado de la Contraloría General de la República el desarrollo de los cursos de inducción?

Respecto al curso de Inducción que imparte el Centro de Estudios de la Administración del Estado (CEA) dependiente de la Contraloría General de la República (CGR), se debe informar que el Servicio Civil ha estado en coordinaciones con dicho órgano contralor, para buscar la forma más expedita de realizarlo, en lo que se ha determinado que el proceso debe ser gestionado por cada institución directamente y para ello dispondrán de dos usuarios y claves en la plataforma del CEA para inscribir a los funcionarios que deben realizar el curso. En este contexto, CGR enviará próximamente un Oficio con información detallada sobre el proceso para obtener las claves y manual del paso a paso para utilizar la plataforma.
En este momento, como aún no se ha difundido el Oficio, pueden contactarse directamente con la Sra. Alejandra Campo Diaz, acampod@contraloria.cl, para desarrollar el proceso.

1.- ¿Cuáles son las instancias en que la normativa asegura o considera la participación funcionaria?

Existen diversas normas que consideran la participación funcionaria, ya sea mediante el establecimiento de instancias de trabajo bipartitas, de representación, de consultas o proposición, en las cuales toman parte las asociaciones de funcionarios o los representantes electos por los funcionarios.

Tanto la ley N° 19.296, que regula a las Asociaciones de Funcionarios como la Resolución N° 1, de la Dirección Nacional del Servicio Civil, establecen funciones y/o atribuciones a las Asociaciones de Funcionarios para formar parte, entre otros, de los procesos de elaboración y formulación de la política de gestión y desarrollo de personas en los diversos servicios.

El Estatuto Administrativo –ley 18.834- y el Decreto Supremo N° 69 de 2004, de Hacienda – sobre concursos del Estatuto Administrativo- establecen la integración de los Comités de Selección para efectos de Promoción, de representantes de los funcionarios.

El Reglamento General de los Servicios de Bienestar fiscalizados por la Superintendencia de Seguridad Social –Decreto Supremo N° 28 de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social- establece la integración del Consejo Administrativo de dichos servicios por un representante de los afiliados designados por la Asociación de Funcionarios y su respectivo suplente.

El Instructivo Presidencial N° 1598 y el Oficio Circular N° 1599, ambos de 2015, impulsan la creación de los Comités Bipartitos de Capacitación en los servicios públicos, a objeto de establecerlos como instancia asesora a la gestión de capacitación institucional, y promotora de la participación y compromiso de los funcionarios en su propia formación y capacitación. Lo anterior es normado a través de la Resolución N° 2 de 2017, de la Dirección Nacional del Servicio Civil.

El Estatuto Administrativo –Ley N° 18.834, artículo 35 y siguientes- y el Decreto Supremo N° 1.825 de 1998, del Ministerio del Interior, Reglamento General de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo, consagran la participación de un representante del personal elegido por todos los funcionarios afectos a calificación, por estamento a calificar y, de un delegado con derecho a voz, designado por la Asociación de Funcionarios con mayor representación, en la respectiva Junta Calificadora.

La Ley N° 16.744, del 1 de febrero de 1968, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales; el Decreto Supremo N° 54 del 21 de febrero de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el Reglamento para la constitución y funcionamiento de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad, contemplan la integración de los mismos por tres representantes de la institución o servicio y tres representantes de los funcionarios, electos mediante votación secreta y directa.

La Ley N° 19.553 de 1998, que establece un Incremento por Desempeño Institucional asociado al cumplimiento de los Programas de Mejoramiento Institucional, y su respectivo Reglamento -Decreto 1232 de 2017, de Hacienda- establece que “cada Servicio establecerá las instancias de carácter consultivo e informativo, …  que permitan recoger comentarios, sugerencias y alcances que formulen los funcionarios, a través de sus delegados de personal, o a través de las asociaciones de funcionarios, si las hubiere, en las etapas de formulación, de implementación, seguimiento y de evaluación de los Programas de Mejoramiento de la Gestión”.

2.- ¿Por qué es necesario establecer una agenda o plan de trabajo en materia de participación funcionaria?

El establecimiento de una agenda o plan de trabajo en materia de participación funcionaria tiene por propósito determinar las líneas de trabajo o áreas temáticas que serán abordadas en el período definido, como también señalar los criterios, modalidades, mecanismos y la forma en que se coordinará la participación.

Así mismo la agenda o plan de trabajo, es un instrumento que permitirá dar seguimiento al desarrollo de las líneas de trabajo o áreas temáticas definidas.

3.- ¿El Servicio Civil entregará orientaciones respecto a cómo desarrollar la coordinación de la relación con los funcionarios y/o sus representantes?

Sin perjuicio de las facultades y atribuciones que la ley N° 19.296 otorga a las Asociaciones de Funcionarios, es una decisión institucional el cómo desarrollar la coordinación de la relación con los funcionarios y/o sus representantes.

El Servicio Civil, junto a la entrega de orientaciones generales en la materia, dispondrá de Buenas Prácticas Laborales que han sido consideradas exitosas por otros servicios.

4.- ¿Qué se entiende por alcance de la participación funcionaria?

La norma de aplicación general establece tres niveles o alcances para la participación funcionaria.

En el nivel Informativo, los funcionarios y sus asociaciones son informados sobre los asuntos relativos a la gestión y desarrollo de personas, u otras materias; de lo contrario, no podrían comprometerse en forma activa en posibles acciones de consultas y/o propuestas.

En el nivel consultivo, los funcionarios y sus asociaciones pueden ser consultados respecto a una posible decisión de la autoridad en determinadas materias.

En el nivel propositivo, la participación supone no sólo dar una opinión, sino también proponer acciones o ideas de posibles acciones o mejora respecto de los temas tratados.

Los tres niveles anteriormente señalados, son la base de un continuo de niveles de participación, los cuales pueden ser implementados en las organizaciones, dependiendo de la madurez y desarrollo organizacional, alcanzando mayores niveles de profundidad.

De igual modo, lo indicado no implica limitaciones a las definiciones específicas de participación establecidas en las diversas normativas que regulan o consideran la participación funcionaria para el establecimiento de sus objetivos.

5.- ¿Cuál es el límite de la participación funcionaria?

El desafío normativo y cultural que se procura, es generar una cultura y prácticas de participación y colaboración entre directivos y funcionarios y sus asociaciones representativas, en materias de gestión y desarrollo de personas u otras que la autoridad estime conveniente.  Así, los procesos de participación permiten rescatar el conocimiento, la experiencia, el compromiso, las confianzas y el involucramiento de las personas que trabajan dentro de las instituciones públicas, y con ello, contribuir a las necesarias innovaciones que se requieren para incrementar el valor público de la gestión del Estado.

No obstante lo anterior, el límite de la participación funcionaria, se establece a partir del principio de jerarquía aplicado en la Administración Pública, que indica que las autoridades competentes son las responsables de tomar las decisiones y definir los lineamientos y políticas estratégicas de cada institución a objeto del cumplimiento de los objetivos institucionales.

6.- ¿Cómo se cumple con la normativa de participación funcionaria?

La acreditación de cumplimiento de la norma de Participación Funcionaria por parte de los Servicios Públicos será la siguiente:

1. Formalización de una agenda o plan de trabajo anual o plurianual con los funcionarios y/o representantes de las Asociaciones de Funcionarios, que permita generar las condiciones para la participación funcionaria en los diversos ámbitos buscados por la normativa y su correspondiente reporte anual al Servicio Civil, el que deberá contar con los medios de verificación del cumplimiento de dicha agenda.

2. El cumplimiento de toda la legislación vigente o normas que establecen la participación de los funcionarios y/o sus Asociaciones de Funcionarios.

3. Realizando acciones de inducción, formación y/o capacitación a sus directivos y jefaturas, en contenidos referidos a las normas relativas a los derechos de las Asociaciones de Funcionarios y las distintas instancias en las que tienen presencia y/o participación en la gestión institucional, así como en torno a habilidades, destrezas y conocimientos habilitantes que permitan un adecuado desarrollo de la participación funcionaria.

1.- ¿Cuál es la diferencia entre capacitación y formación?

La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente, que busca que el funcionario público adquiera conocimientos, con el propósito de mejorar el desempeño en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. Por su parte, la formación se trata por lo general de programas a mediano y largo plazo que buscan preparar a una persona o a un grupo de personas en materias más amplias que el sólo mejoramiento del desempeño y, poseen generalmente, un impacto estratégico en la función pública. De lo anterior se desprende que la formación es mucho más amplia que la capacitación en sus objetivos y finalidad hacia el ejercicio de la función pública.

2.- ¿En qué consiste el plan de desarrollo para los funcionarios sobre el cual se sostienen las acciones de planificación de la formación y capacitación de los mismos?

El plan de desarrollo es la ruta formativa definida por la institución, con una proyección de mediano y largo plazo, y que se concretiza a través del plan trienal de formación y capacitación, el cual está orientado a fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas de los funcionarios y funcionarias para afrontar de mejor forma el desempeño de su cargo presente y futuro, así como también al establecimiento e interiorización de competencias que implican dar un mayor alcance y sentido al trabajo que se realiza en pro de los objetivos institucionales.

El plan trienal de formación y capacitación permite estructurar y planear adecuadamente los programas anuales de formación y capacitación para construir un esquema de trabajo alineado y coherente, que atienda las necesidades identificadas en el diagnóstico de necesidades de formación y capacitación de cada servicio.

3.- ¿Cuál es el rol de los Comités Bipartitos de Capacitación –CBC- en la gestión de la capacitación?

El rol de los Comités Bipartitos de Capacitación es el de asesorar a la administración de los Servicios Públicos, a través de las unidades de gestión y desarrollo de personas, en la programación, ejecución y evaluación de la gestión de la capacitación institucional, con la finalidad de contribuir a desarrollar un programa de formación y capacitación basado en las necesidades institucionales y que promueva la participación y compromiso de los funcionarios en su propia formación y capacitación.

No obstante lo anterior, la gestión de la formación y capacitación institucional corresponde y es responsabilidad del área de gestión y desarrollo de personas de cada institución.

4.- ¿A quién corresponde establecer el rol, integración, funciones y alcances de los Comités Bipartitos de Capacitación?

La forma de organización y funcionamiento de los Comités Bipartitos de Capacitación deberá ser establecida en un reglamento interno, sancionado por la autoridad del Servicio mediante el acto administrativo correspondiente, el cual deberá regular todas las materias inherentes al funcionamiento de esta instancia de participación.

La Dirección Nacional del Servicio Civil impartirá orientaciones respecto a la constitución y funcionamiento de los Comités Bipartitos de Capacitación.

5.- ¿Cómo se calcula el 1% de las remuneraciones imponibles del personal para efectos de la discusión presupuestaria?

La determinación del 1% de la remuneración imponible del personal para efectos de la discusión presupuestaria de la glosa de capacitación, debe tomar como referencia la remuneración imponible del mes de abril de cada año -considerando la renta bruta mensualizada-, la que se deberá multiplicar por 12 -correspondiente a los meses del año-. Para estos efectos, se entenderá como remuneración imponible todos aquellos estipendios devengados de carácter permanente, que por expreso mandato de la ley están afectos a cotizaciones previsionales y de salud.

No obstante lo anterior, corresponde a la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, en vista del programa de trabajo presentado y las disponibilidades presupuestarias, establecer finalmente el monto asignado a la glosa de capacitación.

6.- ¿A quién corresponde administrar los Fondos Concursables de Capacitación?

La administración de los Fondos Concursables de Capacitación corresponde al Área de Gestión y Desarrollo de Personas, estructura donde debe estar alojada la gestión de formación y capacitación institucional. La organización y funcionamiento de estos fondos deberán estar establecidos en un reglamento o bases, los cuales serán aprobados por resolución exenta del servicio.

1.- ¿El Servicio Civil emitirá orientaciones para la elaboración de perfiles de jefaturas con ciertas competencias o habilidades transversales a la administración o en el ámbito del estilo de liderazgo?

El Servicio Civil se encuentra desarrollando un estudio para proponer un Modelo de Liderazgos Intermedios, el cual permitirá definir, por un lado, una propuesta de perfil de jefaturas intermedias, y por otro orientaciones técnicas para la definición del rol de las jefaturas en la dirección de equipos. Estos insumos serán puestos a disposición de los servicios como una referencia para el cumplimiento de la norma.

2.- ¿El Servicio Civil cuenta con definiciones respecto al estilo de liderazgo que deben tener las jefaturas?

Tal como se ha señalado, el Servicio Civil se encuentra definiendo un modelo y orientaciones a este respecto. Sin embargo, es posible señalar que con independencia de las directrices particulares de cada servicio, es fundamental cautelar los siguientes criterios, valores o principios:

• Las jefaturas deben orientar su propio desempeño y conducir el de su equipo de trabajo hacia el cumplimiento de la función pública, cautelando el buen uso de los recursos del Estado, y centrando su acción en la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía.

• Las jefaturas deben actuar siempre en cumplimiento de los marcos normativos y reglamentarios que rigen la función pública.

• Las jefaturas son co-responsables del desempeño de las personas bajo su dependencia, por lo que su rol en materia de dirección de equipos es central.

• Las jefaturas deben ejercer su función cautelando las buenas prácticas laborales, propendiendo a cuidar y fortalecer un ambiente laboral saludable, el buen trato y el respeto irrestricto a las personas.

3.- ¿Qué propósito tiene establecer un perfil y estilo de liderazgo para las jefaturas?

El propósito es establecer criterios, características, valores y competencias habilitantes transversales, que permitan consolidar un estilo de liderazgo público, que propicie y vele por una mejor gestión pública, con valores y principios que guíen su desempeño, con una ejecución exitosa de su cargo, propiciando ambientes laborales positivos, que estimulen el buen desempeño, incentiven la innovación y el respeto irrestricto a las personas y buen trato.

4.- ¿Cómo se concreta la evaluación diferenciada de las jefaturas?

De acuerdo a la normativa vigente, el Sistema de Calificaciones es el mecanismo que debe utilizarse para evaluar el desempeño de los funcionarios públicos. Respecto a las jefaturas y/o profesionales con personas a cargo, cada Reglamento Especial de Calificaciones deberá definir los factores y subfactores que serán aplicados a las jefaturas, específicamente en materia de liderazgo y gestión de equipos.

1.- ¿De qué manera el sistema de gestión del desempeño permite el ejercicio de prácticas de liderazgo y mejora continua en el desempeño de las personas?

La implementación del Sistema de Gestión del Desempeño incorpora las fases de planificación, seguimiento, evaluación y mejora o desarrollo del desempeño, sobre la base de la construcción de instrumentos adecuados y del ejercicio de habilidades directivas pertinentes, lo cual debiera conducir a prácticas de liderazgo y gestión de equipos con efectividad y la consecuente mejora en el desempeño individual.

2.- ¿Cómo deben establecerse las metas o compromisos de desempeño para los funcionarios?

Considerando como insumo los objetivos estratégicos de la institución, las metas del área y el perfil del cargo, los compromisos de desempeño deben definir los focos prioritarios para el desempeño del cargo en un determinado período. Se recomienda establecer entre dos o tres metas, las que pueden contar con diversos niveles de exigencia, según el desarrollo y experiencia en el cargo, demandas emergentes de la ciudadanía u otras situaciones particulares.

Para establecerlas se debe realizar una reunión de planificación con el posterior registro de las metas, que podrán considerar indicadores de cumplimiento, medios de verificación, condiciones o supuestos para su cumplimiento, planes de acción y plazos de revisión.

3.- ¿Qué es la retroalimentación o procedimiento de retroalimentación?

Es el proceso a través del cual se analiza conjuntamente entre jefatura y funcionario el desempeño ejecutado en un determinado período de tiempo, tanto en cuanto a la ejecución de las metas que se planificaron y comprometieron para dicho período, como también en relación a las conductas que se esperan del funcionario en el desarrollo de su trabajo, con el objetivo de generar diálogos y un aprendizaje efectivo para el alineamiento y la mejora del desempeño.

4.- ¿Para avanzar en la implementación del sistema de gestión del desempeño individual es requisito contar con un nuevo reglamento especial de calificaciones actualizado según la norma?

No. Mientras se tramita el nuevo reglamento especial de calificaciones, se puede avanzar en la implementación del sistema con diferentes acciones posibles a desarrollar, como por ejemplo, el diseño y aplicación de una estrategia comunicacional de sensibilización para el cambio en las prácticas de gestión del desempeño, la elaboración de un programa de habilidades directivas para invertir en la formación de los actores involucrados, el diseño de instrumentos de apoyo y su aplicación piloto para testearlos antes de su formalización y uso, entre otros.

El sistema de gestión del desempeño y las acciones desarrolladas para su logro, deberán luego reflejarse en el Reglamento Especial de Calificaciones.

5.- ¿Cómo se visa el Reglamento Especial de Calificaciones?

El Servicio Público deberá remitir al Servicio Civil, el documento propuesta de Reglamento Especial de Calificaciones para su correspondiente revisión técnica y jurídica, emitiendo éste las observaciones que se estime pertinentes, si existieren.

Posteriormente, el Servicio deberá ajustar el documento y enviarlo vía correo electrónico al Servicio Civil, lo que podrá reiterarse las veces que sea necesario.

Una vez obtenida la aprobación técnica y jurídica por parte del Servicio Civil, la institución deberá enviar la propuesta definitiva vía Oficio al Director de esta misma institución, para su visación formal.

Obtenida esta visación será de responsabilidad del Servicio proponente continuar con la tramitación del Decreto Supremo respectivo.